Vaadittavat ilmoitukset, suunnitelmat ja dokumentointi

AsiaVelvoiteLaki, säädös, määräys
Varhaiskasvatussuunnitelman tavoitteet / Yksikön toiminta-suunnitelman tavoitteetKaiken varhaiskasvatustoiminnan tulee täyttää lain tavoitteet. Kunnat ovat omissa paikallisissa varhaiskasvatussuunnitelmissaan tarkentaneet seudullisesti sovittuja käytänteitä perhepäivähoidon osalta. Kunnissa voi olla laadittu perhepäivähoidolle yhteinen toimintasuunnitelma, joka ohjaa sekä kunnallista että yksityistä perhepäivähoitajaa. Ohjaus- ja valvontakäynnillä perhepäivähoitajan on osoitettava millä tavoin tavoitteet käytännöntoiminnassa täyttyvät.Varhaiskasvatuslaki 3 §
Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet, OPH 2019, kunnan paikalliset varhaiskasvatussuunnitelmat
Lapsiryhmä-ilmoitus / Toimintakauden muutoksetTässä ilmoituksessa tarkennetaan kuluvan toimintavuoden lähtökohtia ja ilmoitetaan mahdollisia rakenteellisia muutoksia tai asiakirjojen päivityksiä.

varhaiskasvatusympäristö
henkilökuntatiedot (huom. parityöskentely)
lapsiryhmä
vasuun liittyvät asiat
asiakasmaksut ja sopimukset

Yksityisen varhaiskasvatuksen lapsiryhmäilmoitus/ toimintakauden muutokset palautetaan elokuussa valvontaviranomaiselle.
Varhaiskasvatuslaki ja -asetus
OmavalvontasuunnitelmaYksityisten sosiaalipalvelujen tuottajan on laadittava omavalvontasuunnitelma. Palvelujen tuottajan on pidettävä omavalvontasuunnitelma julkisesti nähtävänä ja seurattava sen toteutumista.Varhaiskasvatuslaki 48 §
Toiminta-suunnitelma / Ryhmän toiminta-suunnitelmaRyhmän toimintasuunnitelma tuo käytäntöön varhaiskasvatussuunnitelman perusteiden ja paikallisen varhaiskasvatussuunnitelman sisällöt linkittäen niihin lasten varhaiskasvatussuunnitelmat.
Toimintasuunnitelmassa perhepäivähoitajan ammattitaito yhdistyy lasten ja vanhempien osallisuuteen.
Varhaiskasvatus-suunnitelman perusteet, OPH, 2019, paikalliset toimintasuunnitelmat
Lasten varhaiskasvatus-suunnitelmatLapselle on laadittava henkilökohtainen varhaiskasvatussuunnitelma lapsen kasvatuksen, opetuksen ja hoidon toteuttamiseksi.
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma laaditaan yhteistyössä huoltajien kanssa. Lapsen mielipide on selvitettävä ja otettava huomioon varhaiskasvatussuunnitelmaa laadittaessa. Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman toteutumista on arvioitava ja suunnitelma on tarkistettava vähintään kerran vuodessa.
Varhaiskasvatuslaki 23 § ja paikalliset varhaiskasvatussuunnitelmat
Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet, OPH 2019
TurvallisuussuunnitelmaPalveluntuottajan tulee laatia varhaiskasvatuksen turvallisuussuunnitelma, joka tukeutuu lasten päivähoitoa, henkilöstön kelpoisuusvaatimuksia, kulutustavaroita ja kuluttajapalveluita, terveydensuojelua, elintarviketurvallisuutta, työturvallisuutta, työsuojelua sekä pelastustoimintaa koskeviin lakeihin ja asetuksiin.Varhaiskasvatuslaki 10 §
MuitaMuiden viranomaisten tarkastuspöytäkirjat
Vastuuvakuutuksen voimassaolo on todennettava pyydettäessä

Rikostaustaote ja vaitiolositoumus

Yksityisen perhepäivähoitajan on toiminnan alkaessa esitettävä rikostaustaote sekä täytettävä vaitiolositoumus (Varhaiskasvatuslaki 8 luku, Salassapito ja tietojen vaihto).

Turvallisuussuunnitelma

Varhaiskasvatuksen turvallisuudella tarkoitetaan varhaiskasvatustyön turvallista toteuttamista. Toimintayksikön turvallisuuteen kuuluvat: toimintayksikön henkilöstö, varhaiskasvatusta saavat lapset, toimintayksikössä satun-naisesti käymässä olevat henkilöt, toimintayksikön ulko- ja sisätilat ja ympäristö sekä toimintavälineet.

Turvallisuussuunnitelma on kokonaisturvallisuuden parantamiseen ja ylläpitoon tähtäävä suunnitelma. Siinä arvioidaan toimintaa uhkaavat vaarat ja selvitetään toiminnan riskit.

Turvallisuussuunnitelman tulee olla laadittuna jo ennen toiminnan käynnistymistä ja sen tulee sisältää myös pelastussuunnitelman ja poistumisturvallisuusselvityksen. Turvallisuussuunnitelma laaditaan sijaintikunnan vaatimusten mukaisesti.

Turvallisuuden ylläpitäminen ja kehittäminen edellyttävät, että kaikki tapahtumat, jotka vaikuttavat lasten tai hoitajan turvallisuuteen kirjataan ja käsitellään. Kyseessä voi olla esimerkiksi sattunut tapaturva, onnettomuus, ilkivalta, väkivaltatilanne, karkaaminen tai läheltä piti –tilanne.

Turvallisuutta vaarantanut tai sitä uhannut tapahtuma ja sen seurauksena tehdyt jatkotoimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi kirjataan. Asia käsitellään vaaratilanteeseen joutuneen lapsen huoltajien kanssa. Kirjallinen selvitys toimitetaan myös kunnan valvovalle viranomaiselle.

Perheen ja tuottajan välinen sopimus lapsen varhaiskasvatuksesta

Yksityisessä perhepäivähoidossa

Varhaiskasvatuksen järjestämisen tulee aina perustua palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen kirjalliseen sopimukseen (Varhaiskasvatuslaki 18 §).

Yksityiset perhepäivähoitajat tekevät varhaiskasvatusta saavien lasten huoltajien kanssa palvelusopimuksen jossa sovitaan muun muassa palvelun sisällöstä, laajuudesta ja hinnasta. Sopimus tehdään kahtena kappaleena. Tuottajat voivat käyttää omaa sopimuslomakettaan tai seudullista palvelusopimusta. Sopimuksessa on kuitenkin käsiteltävä yksityiskohdat vähintään siinä laajuudessa mitä seudullisessa palvelusopimuksessa on esitetty.

Hankkiessaan varhaiskasvatusta yksityiseltä toimijalta huoltajien on hyvä kiinnittää erityistä huomiota palvelusopimuksen sisältöön. Siihen on huolellisesti kirjattava muun muassa varhaiskasvatuksen aloituksen ajankohta, hoidon mahdollinen päättyminen ja sopimuksen irtisanomisaika, hoitopäivän pituus, hoitomaksun suuruus ja kuukaudet joilta hoitomaksua peritään, lapsen poissaolojen hyvitys sekä perhepäivähoitajan lomiin liittyvät käytännöt. Lisäksi sovitaan muista hoidon ja kasvatuksen yksityiskohdista. Varahoi­don järjestäminen perhepäivähoitajan tai hänen lastensa sairauden tai muun poissaolon aikana on yleensä yksityisessä perhepäivähoidossa huoltajien vastuulla.

Lapsiryhmäilmoitus

Yksityinen perhepäivähoitaja täyttää kaksi kertaa vuodessa (syys- ja helmikuu) lapsiryhmäilmoituksen. Perhepäivähoitaja ilmoittaa kunnan viranomaiselle myös kesken toimintakauden tapahtuvista muutoksista lapsiryhmän kokoonpanossa.

Omavalvontasuunnitelma

Lain (VKL 48 §) mukaan yksityisen varhaiskasvatuspalvelujen tuottajan on laadittava toiminnan asianmukaisuuden varmistamiseksi omavalvontasuunnitelma. Omavalvontasuunnitelman avulla kuvataan vastuut sekä varmistetaan asiakasturvallisuus ja toiminnan laatu. Uuden, toimintansa aloittavan palvelujen tuottajan on laadittava omavalvontasuunnitelma kuuden kuukauden kuluessa toiminnan käynnistämisestä. Suunnitelma on pidettävä julkisesti esillä ja se on laadittava yhdessä henkilöstön kanssa.

Ensimmäisestä omavalvontasuunnitelmasta toimitetaan kopio sijaintikunnan viranomaiselle. Palvelun tuottajan on seurattava ja arvioitava suunnitelman toteutumista vuosittain sekä tehtävä siihen tarpeen vaatiessa muutoksia. Toimintavuosi-ilmoitukseen kirjataan omavalvonta-suunnitelmaan tehdyt muutokset. Toimijat voivat käyttää omavalvontasuunnitelman laatimisessa Valviran omavalvontasuunnitelmaa tai omaa vähintään vastaavan laajuista lomaketta.

Varhaiskasvatussuunnitelma

Varhaiskasvatuksen järjestäjiä (kuntaa, kuntayhtymää tai muuta palvelun julkista tai yksityistä tuottajaa) normittaa lakien lisäksi valtakunnalliset varhaiskasvatussuunnitelman perusteet, joka on oikeudellisesti velvoittava määräys. Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet tukevat ja ohjaavat varhaiskasvatuksen järjestämistä, toteuttamista ja kehittämistä sekä edistävät laadukkaan ja yhdenvertaisen varhaiskasvatuksen toteutumista koko maassa.

Varhaiskasvatussuunnitelman perusteissa määrätään varhaiskasvatuksen toteuttamisen keskeisistä tavoitteista ja sisällöistä, varhaiskasvatuksen järjestäjän ja lasten huoltajien välisestä yhteistyöstä, monialaisesta yhteistyöstä sekä lapsen varhaiskasvatussuunnitelman sisällöstä.

Varhaiskasvatussuunnitelman perusteiden lisäksi toimintaa ohjaa paikallinen varhaiskasvatussuunnitelma, joka on osittain seudullisesti laadittu. Näiden sekä lasten varhaiskasvatussuunnitelmien pohjalta yksityiset toimijat kirjaavat yksikön toimintasuunnitelmaansa toiminnan painopisteet sekä selostuksen varhaiskasvatuksen sisällöstä. Toimijat voivat lisäksi halutessaan laatia oman paikallisen varhaiskasvatussuunnitelmansa, joka on linjassa lakien, varhaiskasvatussuunnitelman perusteiden sekä paikallisen varhaiskasvatus-suunnitelman kanssa.

Paikalliset varhaiskasvatussuunnitelmat:

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma

Varhaiskasvatuksessa olevalla lapsella on lain turvaama oikeus saada suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatusta, opetusta ja hoitoa (VKL 1 §). Näiden toteuttamiseksi laaditaan jokaiselle varhaiskasvatuksessa olevalle lapselle varhaiskasvatussuunnitelma (VKL 7a ja 7b §), jonka lähtökohtana on lapsen etu ja tarpeet. Lasten varhaiskasvatussuunnitelmista nousevat tavoitteet otetaan huomioon lapsiryhmän toiminnan suunnittelussa ja oppimisympäristöjen kehittämisessä.

Tavoitteet sekä toimenpiteet tavoitteiden toteuttamiseksi kirjataan ryhmän toimintasuunnitelmaan.

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma laaditaan yhteistyössä huoltajan kanssa lapsen aloitettua päiväkodissa tai perhepäivähoidossa. Lapsen mielipide ja toiveet tulee selvittää ja huomioida suunnitelmassa. Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman laatimiseen osallistuvat tarpeen mukaan lapsen kehitystä ja oppimista tukevat asiantuntijat tai muut tarvittavat tahot. (VKL 7a §).

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman toteutumista on arvioitava ja suunnitelma on tarkistettava vähintään kerran vuodessa. Tätä useammin se on tarkistettava, jos lapsen tarpeet sitä edellyttävät. (VKL 7a §).

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman laadinnasta ja toteutumisen arvioinnista päiväkodeissa vastaa henkilö, jolla on lastentarhanopettajan kelpoisuus (VKL 7a §). Perhepäivähoidossa olevan lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaa tehtäessä käytetään lastentarhanopettajan asiantuntijuutta (Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet).

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelman pohjana yksityiset päiväkodit ja perhepäivähoitajat käyttävät kunnan varhaiskasvatussuunnitelmapohjaa. Kunta tarjoaa perhepäivähoitajille koulutusta varhaiskasvatussuunnitelmien tekemiseen. Lisäksi kunnan viranomaiset seuraavat lasten varhaiskasvatussuunnitelmien sisältöä määrittämällään tavalla.

Lisäksi kunnat voivat edellyttävät lapsen varhaiskasvatussuunnitelman lisäksi muita lapsen hyvinvoinnin, oppimisen ja kehityksen lomakkeiden käyttämistä. Niiden käyttämisessä toimijoita ohjeistaa kunnan viranomainen.

Toimintasuunnitelma

Varhaiskasvatus on lapsen suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatusta, opetusta ja hoitoa, jossa painottuu erityisesti pedagogiikka (VKL 1 §). Paikallinen varhaiskasvatussuunnitelma sekä lasten varhaiskasvatussuunnitelmat ovat lapsiryhmän toiminnan suunnittelun lähtökohtia (Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet 2014). Näiden pohjalta toimijat laativat vuosittain toimintasuunnitelman, jossa kuvataan toiminnan tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia toimenpiteitä.

Sijaintikunnat ohjeistavat tarkemmin toimintasuunnitelman tekemisessä.